Viestintästrategia

OKA RY:N VIESTINTÄSTRATEGIA

Yleistä

Tämän dokumentin tarkoitus on toimia OKA ry:n viestintää sekä eri viestintäkanavien käyttöä linjaavana ohjeena jäsenistölle ja hallitukselle. OKA ry:n jäsenten toivotaan noudattavan tässä dokumentissa esitettyjä yleisiä viestinnän ja viestintäkanavien käytön periaatteita.

Päävastuu OKA ry:n viestinnästä on hallituksen nimeämällä viestintävastaavalla, mutta viestintä on tästä huolimatta koko hallituksen yhteinen tehtävä. Myös jäsenistöllä on mahdollisuus hyödyntää ainejärjestön viestintäkanavia, eli sähköpostilistaa, Facebookia, Instagramia sekä nettisivuja. Toimintaa, joka on suunnattu okalaisille, on mahdollista mainostaa näissä viestintäkanavissa. Ota tällöin yhteyttä hallitukseen, esimerkiksi viestintävastaavaan.

 

Viestinnän kohderyhmät

OKA ry:n viestintä keskittyy pääasiassa jäsenistölle. Hallituksen sisäinen viestintä hoidetaan kunkin hallituksen parhaaksi katsomalla tavalla. OKA ry viestii myös sidosryhmien (esim. Kasvo, TREY, SOOL) ja yhteistyötahojen (esim. muut järjestöt), sekä tiedekunnan johdon ja muun henkilökunnan kanssa.

 

Pelisäännöt

Sähköpostilistalla viestit pidetään lyhyinä ja informatiivisina. Pidemmät ja kerronnallisemmat tekstit, kuten asiatekstit, tapahtumaraportit ja opiskelijoiden kuulumiset julkaistaan pääsääntöisesti OKAn nettisivuilla.

Eri viestintäkanavien monipuolinen hyödyntäminen on toivottavaa. Esimerkiksi tapahtumatiedotuksessa samaa viestiä on hyvä jakaa useamman välineen kautta, mutta viestin muotoilua kannattaa muuttaa välineen formaatin mukaan, jotta mielenkiinto luettavuuteen säilyy.

Viestin pääasia ja faktat tulee nostaa esiin heti viestin alussa selkeästi ja ytimekkäästi. Loppuun voi liittää vielä mitä, missä, milloin -tyyppisen tiivistyksen viestin sisällöstä. Yleiseen viestintään eivät kuulu inside-vitsit, vaan viestin on oltava kaikkien vastaanottajien yksiselitteisesti ymmärrettävissä. Ilmoittautumisista ja muista tärkeistä asioista on hyvä lähettää muistutusviesti, tarvittaessa useampia. Tärkeitä faktoja, kuten kellonaikoja ja päivämääriä, ei voi koskaan korostaa liikaa.

 

Muotoseikat

Kiinnitä huomiota oikeinkirjoitukseen ja ole tarkkana kirjoitusasujen kanssa. Huomioi aina konteksti käyttämässäsi viestintäkanavassa. Esimerkiksi Instagramissa ja sähköpostissa kannattaa käyttää erilaisia kirjoitustyylejä (puhekieli, emojit).

Viestin muotoilussa tulee kiinnittää huomiota erityisesti otsikointiin ja kappalejakoon. Visuaalisia tehosteita, kuten värejä, emojeita, kuvia tai muita muotoiluja kannattaa maltillisesti hyödyntää. Sisältöä laadittaessa on kuitenkin hyvä muistaa tekijänoikeudet, myös kuvien kohdalla.

Viestin loppuun lisätään lähettäjän nimi sekä hallituksen jäsenten kohdalla vastuualue. Lisäksi viestistä tulee käydä ilmi yhteyshenkilön tiedot, jotta kysymykset voidaan osoittaa oikeaan osoitteeseen. Näin on hyvä toimia silloinkin, kun lähettää viestin omasta henkilökohtaisesta sähköpostistaan.

 

Viestintäkanavat

Sähköpostilistat

Koko ainejärjestön yhteinen lista oka(at)uta.fi on ainejärjestön tärkein ja ainoa virallinen viestintäväylä. Kaikkien jäsenistölle tiedotettavien asioiden tulee kulkea ainakin tämän kanavan kautta.

OKAlla on käytössään työpaikkailmoituksia varten oma sijaislista okan_sijaislista(at)uta.fi / okan-sijaislista@lists.tuni.fi. Lista vaihtuu kesän aikana. Tämän listan avulla voivat niin koulut kuin jäsenetkin ilmoittaa tiedossa olevista sijaistarpeista.

Sähköpostilistat ovat ensisijaisesti OKA ry:n toimintaa ja tiedotusta varten, eivätkä niihin kuulu esimerkiksi henkilökohtaiset mielipiteet tai keskustelut. Ole tarkkana, kun vastaat OKAn listoille tuleviin sähköposteihin – harvoin tulee tilanteita, jossa täytyy vastata kaikille. Kannattaa siis aina tarkistaa viestin vastaanottajat.

Hallituksen tavoittaa erillisen sähköpostilistan, okahallitus(at)lists.tuni.fi, kautta. Tälle listalle voi lähettää mieltä painavat asiat ja mitkä tahansa kysymykset. Lisäksi OKA ry:n hallitukselle tarkoitetut avustushakemukset tulee lähettää tähän osoitteeseen.

OKA ry:n sähköpostilistat päivittyvät kesän aikana uuteen muotoon.

  • oka(at)lists.tuni.fi
  • okan-sijaislista(at)lists.tuni.fi
  • okahallitus(at)lists.tuni.fi

Kaikkia sähköpostilistoja ylläpitävät viestintävastaava ja sihteeri.

 

Nettisivut

https://okary.org/

Sivustolta löytyy muun muassa OKAn tapahtumakalenteri, tärkeää tietoa fukseille sekä okalaisten oma blogi. Sinne voidaan julkaista jäsenistön tuottamaa monipuolista materiaalia, kuten tapahtumaraportteja, kertomuksia ja kuulumisia. Kirjoittajiksi ovat tervetulleita kaikki, ja ideat ja valmiit tekstit tulee lähettää viestintävastaavalle, joka huolehtii blogin ylläpidosta.

 

Facebook

OKA ry:llä on Facebookissa sivu, keskustelufoorumi ja kirppis. Facebook-sivulla jaetaan ajankohtaisia asioita, tietoa tapahtumista ja linkkejä nettisivuille. Sivun julkaisuissa kannattaa hyödyntää kuvia, sillä kuvalliset ilmoitukset näkyvät useampien ihmisten Facebook-feedissä kuin kuvattomat.

Tapahtumista on aina hyvä tiedottaa sähköpostilistan lisäksi Facebookissa keskustelufoorumilla tai OKAn sivulla. Tapahtuman järjestäjän on hyvä luoda myös Facebook-tapahtuma, kuitenkaan unohtamatta virallista sähköpostitiedotusta.

OKA ry:n Facebook-sivu

https://www.facebook.com/okary/

OKAn keskustelufoorumi:

https://www.facebook.com/groups/934534356557448/

OKAn kirppis:

https://www.facebook.com/groups/360058810809777/

 

Instagram

OKA ry:n löytää Instagramista käyttäjänimellä oka_ry. Tilin kautta tiedotetaan tärkeistä asioista sekä jaetaan kuvia tapahtumista ja okalaisten arjesta. Jokaiselle tapahtumalle on hyvä määrittää hashtag, jotta tapahtumasta otetut kuvat löytyvät helposti Instagramista. Instagram-tiliä käyttävät pääasiassa hallituksen jäsenet. Lähtökohtaisesti jokaisessa postauksessa käytetään niin omaa kuin tärkeimpien sidosryhmien (SOOL, TREY) hashtageja #oka_ry #opeopiskelijat #meopiskelijat.

 

Ilmoitustaulu

OKAn ilmoitustaulu sijaitsee Virta-rakennuksen ensimmäisessä kerroksessa auditorion (V109) läheisyydessä. Ilmoitustaulua voi hyödyntää esimerkiksi tapahtumien mainostukseen. EDUn järjestöjä koskevaan tiedottamiseen käytetään usein myös Virran aulassa sijaitsevaa valkotaulua.

Jos jokin viestintään liittyvä asia askarruttaa, ota yhteyttä hallituksen viesintävastaavaan! Yhteystiedot löydät täältä >>>