Viestintästrategia

OKA RY:N VIESTINTÄSTRATEGIA

Yleistä

Tämän dokumentin tarkoitus on toimia OKA ry:n viestintää sekä eri viestintäkanavien käyttöä linjaavana ohjeena jäsenistölle ja hallitukselle. OKA ry:n jäsenten toivotaan noudattavan tässä dokumentissa esitettyjä yleisiä viestinnän ja viestintäkanavien käytön periaatteita.

Päävastuu OKA ry:n viestinnästä on hallituksen nimeämällä viestintävastaavalla, mutta viestintä on tästä huolimatta koko hallituksen yhteinen tehtävä. Myös jäsenistöllä on mahdollisuus hyödyntää ainejärjestön viestintäkanavia, esimerkiksi sähköpostilistaa, Facebookia, Instagramia ja nettisivujen blogia.

Viestinnän kohderyhmät

OKA ry:n viestintä keskittyy pääasiassa jäsenistölle. Tätä varten ovat ainejärjestön julkiset tiedotuskanavat. Hallituksen sisäinen viestintä hoidetaan kunkin hallituksen parhaaksi katsomalla tavalla. OKA ry viestii myös sidosryhmien (esim. SOOL) ja yhteistyötahojen (esim. muut ainejärjestöt) sekä yksikön johdon ja muun henkilökunnan kanssa.

Muotoseikat ja pelisäännöt

Sähköpostilistalla viestit pidetään lyhyinä ja informatiivisina. Pidemmät ja analyyttisemmat tekstit julkaistaan pääsääntöisesti OKAn nettisivuilla.

Eri viestintäkanavien monipuolinen hyödyntäminen on toivottavaa. Esimerkiksi tapahtumatiedotuksessa samaa viestiä on hyvä jakaa useamman välineen kautta, mutta viestin muotoilua kannattaa muuttaa välineen formaatin mukaan.

Viestin alussa kerrotaan lyhyesti ja ytimekkäästi, mitä viesti koskee. Loppuun voi liittää vielä mitä, missä, milloin -tyyppisen tiivistyksen viestin sisällöstä. Viestin pääasia ja faktat tulee nostaa selkeästi esiin. Yleiseen viestintään eivät kuulu inside-vitsit, vaan viestin on oltava kaikkien vastaanottajien yksiselitteisesti ymmärrettävissä. Ilmoittautumisista ja muista tärkeistä asioista on hyvä lähettää muistutusviesti, tarvittaessa useampia.

Viestin muotoilussa tulee kiinnittää huomiota erityisesti otsikointiin ja kappalejakoon. Visuaalisia tehosteita, kuten värejä, alleviivauksia ja muita muotoiluja sekä kuvia kannattaa hyödyntää. Sisältöä laadittaessa on kuitenkin hyvä muistaa tekijänoikeudet, myös kuvien kohdalla.

Viestin loppuun lisätään lähettäjän nimi sekä hallituksen jäsenten kohdalla vastuualue. Lisäksi viestistä tulee käydä ilmi yhteyshenkilön, jolle kysymykset ym. voidaan osoittaa, tiedot. Näin on hyvä toimia silloinkin, kun lähettää viestin omasta henkilökohtaisesta sähköpostistaan.

Viestintäkanavat

Sähköpostilistat

Koko ainejärjestön yhteinen lista oka(at)uta.fi on ainejärjestön tärkein viestintäväylä. Kaikkien jäsenistölle tiedotettavien asioiden tulee kulkea ainakin tämän kanavan kautta. Sähköpostilista on ensisijaisesti OKA ry:n toimintaa ja tiedotusta varten, eivätkä sinne kuulu esimerkiksi henkilökohtaiset mielipiteet tai keskustelut.

Hallituksella on oma sähköpostilistansa, okahallitus(at)uta.fi, jonne esimerkiksi nettisivujen kautta annetut palautteet ohjautuvat. Myös kysymykset ja muut asiat hallitukselle voi esittää tämän listan kautta.

Molempia sähköpostilistoja ylläpitää viestintävastaava.

Nettisivut

OKAn nettisivut (okary.org) toimii paitsi ainejärjestön kotisivuna, myös journaalina, jossa voidaan julkaista jäsenistön tuottamaa monipuolista materiaalia, kuten tapahtumaraportteja, kertomuksia ja kuulumisia. Kirjoittajiksi ovat tervetulleita kaikki ja ideoita tai valmiita tekstejä voi lähettää viestintävastaaville, jotka huolehtivat blogin ylläpidosta.

Facebook

OKA ry:n Facebook-sivulla jaetaan ajankohtaista tietoa esimerkiksi tapahtumista tai uusista blogiteksteistä. Sivun julkaisuissa kannattaa hyödyntää kuvia, sillä kuvalliset ilmoitukset näkyvät useampien ihmisten Facebook-feedissä kuin kuvattomat.

Tapahtumista on aina hyvä tiedottaa sähköpostilistan lisäksi Facebookissa OKAn sivulla. Tapahtuman järjestäjän on hyvä luoda tapahtumalle myös Facebook-event kuitenkaan unohtamatta ensisijaista sähköpostitiedotusta.

Instagram

OKA ry:n löytyy Instagramista käyttäjänimellä oka_ry. Tilillä jaetaan kuvia tapahtumista ja okalaisten arjesta. Tapahtumille on hyvä määrittää yksi yhteinen hashtag, jolla kaikki tapahtumakuvat löytyvät helposti Instagramista. Instagram-tiliä käyttävät pääasiassa hallituksen jäsenet.

Ilmoitustaulu

Ilmoitustaulu sijaitsee Virta rakennuksen ensimmäisessä kerroksessa auditorion (109) läheisyydessä. Sieltä löytyvät esimerkiksi OKA ry:n kokouskutsut ja pöytäkirjat. Ilmoitustaulua voi hyödyntää myös tapahtumien mainostukseen samoin kuin Virran aulassa olevaa liikuteltavaa “piirtotaulua”.

 

Jos jokin viestintään liittyvä asia askarruttaa, ota yhteyttä hallituksen viesintävastaavaan! Yhteystiedot löydät täältä >>>