Tapahtuman järjestämisen ABC

1. Suunnittelu 

  • Mitä? Monipuoliset koko jäsenistön tavoittavat tapahtumat toimivat parhaiten
  • Kenelle? Kenelle tapahtuma järjestetään, oma ainejärjestö, edun sisäinen vai esimerkiksi poikkitieteellinen
  • Kuka tekee mitäkin? Selkeät vastuuhenkilöt eri tehtäviin, onko yhteistyö mahdollista muiden tahojen kanssa?
  • Milloin? Ajankohta, onko kilpailevia tapahtumia tai muita seikkoja, joka söisi osallistujia, kuinka pitkä ilmoittautumis- ja maksuaika?
  • Tapahtumakalenteri. Tarkista https://okary.org ettei ole päällekkäisyyksiä ja pyydä hallituslaista merkitsemään tapahtumakalenteriin
  • Miksi? Mikä saa ihmiset osallistumaan, miksi tapahtuma kannattaa järjestää
  • Miten tavoittaa?
  • Mainostaminen (some, tapahtumakalenteri, sähköpostilista) tarpeeksi ajoissa ja harkiten, ei liikaa spämmiä.
  • Selkeät ilmoittautumisohjeet, kerääminen e-lomakkeella/ google forms/ tmv., tarvittaessa tapahtumaa koskevat erikoistiedot (esim. ruokavalio, allergiat), onko ilmoittautuminen sitova?

2. Budjetti

  • Tulot. Arvio perustuen osallistujamäärään, mahdollisia sponsoreita?
  • Osallistumismaksu, OKAn jäsenille halvemmat hinnat (houkuttelee liittymään ainejärjestöön)
  • Kulut. Listaa kaikki todennäköiset kulut (tila, ruoka, matka, materiaali ym.), budjettiin kannattaa jättää hiukan pelivaraa yllätyksiä varten
  • Kilpailutus. Aina kannattaa tarkistaa useampi vaihtoehto (esim. kuljetusfirmat, tilat)

3. Tilat

  • Varaus. Tilavaraukset mahdollisimman ajoissa (kirjallinen sopimus aina hyvä)
  • Sijainti ja koko. Mahtuuko osallistujat tilaan ja onko sijainti keskeinen, miten osallistujat saapuvat paikalle?
  • Materiaalit. Mitä löytyy valmiiksi, mitä täytyy hankkia tai tuoda paikalle?
  • Siivous. Siivoamiseen oma vastuuhenkilö, mistä välineet, kuinka siistiksi tila täytyy jättää?

4. Jälkityöstö

  • Palaute. Palautteen kerääminen tapahtuman jälkeen ja sen purkaminen
  • Testamentti. Kirjoita tapahtuman jälkeen lyhyt kuvaus siitä, miten tapahtuma sujui, mitä tapahtui ja paljonko osallistujia oli
  • Tiedostot voi jakaa hallituslaisille, jotka tallentavat ne jatkuvuuden mahdollistamiseksi

Lisätietoja ja kysymykset: anniina.halonen (at) tuni.fi & mari.koskinen (at) tuni.fi